Blog

Introdução

Se a sua empresa é de serviços e está no Simples Nacional, existe um número que pode mudar totalmente o seu imposto: o Fator R. Ele define, para várias atividades, se você ficará no Anexo III (geralmente com carga menor) ou no Anexo V (geralmente mais pesado). E isso não é detalhe: a escolha de anexo impacta diretamente a alíquota efetiva do DAS e a competitividade do preço.

Com a transição do sistema tributário (IBS/CBS) e mudanças relevantes no ambiente de folha e retenções (como as regras de IRRF e o cenário de reoneração), a fórmula do Fator R pode até não mudar “no papel”, mas na prática ela pode ser influenciada por decisões do dia a dia: contratação (CLT x autônomos), pró-labore, terceirizações, reajustes de preço e o próprio crescimento da receita.

Neste post, você vai entender como calcular, o que entra e o que não entra, ver 3 cenários com números e aprender uma rotina simples de monitoramento mensal para não ser pego de surpresa.

O que é o Fator R (sem enrolação)

O Fator R é uma relação entre:

• Folha (últimos 12 meses)
  dividida por

• RBT12 (receita bruta total dos mesmos 12 meses)

Fórmula:
Fator R = Folha 12 meses / RBT12

A regra do corte: 28%

Para diversas atividades de serviços elegíveis ao Fator R, vale a regra:

• Se Fator R ≥ 28% → tende a enquadrar no Anexo III

• Se Fator R < 28% → tende a enquadrar no Anexo V

Em resumo: o Fator R é um “gatilho” que muda o anexo (III x V) para atividades que se sujeitam a ele. Isso pode reduzir ou aumentar significativamente o DAS.

Importante: não é “opinião” nem “achismo”. É cálculo e enquadramento.

O que entra (e o que NÃO entra) na “folha” do Fator R

Um erro comum é confundir “folha” do RH com “folha” do Fator R. Aqui vai um quadro bem direto:

Entra no Fator R (exemplos típicos)

• Salários e remuneração de empregados (inclui 13º)

• Pró-labore dos sócios

• Encargos previdenciários patronais (CPP), quando incidentes sobre remuneração

• FGTS sobre remuneração

• Pagamentos com natureza remuneratória dentro das regras aplicáveis (quando caracterizados como remuneração/folha)

Não entra no Fator R (exemplos típicos)

• Distribuição de lucros (não é remuneração)

• Aluguéis e despesas operacionais em geral

• Bolsa de estágio (não é salário)

• Pagamentos sem natureza remuneratória (ex.: reembolsos)

• Transferências/retiradas que não configuram pró-labore

Dica prática: se não é remuneração (ou encargo diretamente ligado à remuneração), provavelmente não entra. Em caso de dúvida, alinhe com o contador e valide a natureza do pagamento.

Pós-Reforma: o que pode mudar “na prática” (sem inventar regra nova)

A fórmula do Fator R é simples e tende a permanecer assim: Folha/RBT12. O ponto é que o mundo em volta muda — e isso muda o numerador e o denominador.

1) IBS/CBS: efeito indireto via precificação e mix de receitas

A Reforma do consumo (IBS/CBS) não altera a fórmula do Fator R por si só, mas pode impactar:

• Preço final e renegociação de contratos

• Forma de repasse tributário e composição da receita

• Crescimento/queda do faturamento (RBT12) durante a transição

Se o faturamento cresce rápido e a folha não acompanha, o Fator R pode cair (porque o denominador aumenta mais que o numerador).

2) IRRF (novas regras): efeito operacional e de estrutura de contratação

Mudanças em IRRF tendem a mexer com:

• rotinas de retenção/controle como fonte pagadora

• decisão entre CLT, autônomos, prestação PJ

• custo e previsibilidade na contratação

Isso pode influenciar indiretamente a folha (numerador), porque a empresa pode alterar a composição da equipe e do pró-labore.

3) Reoneração da folha: custo relativo e estratégia

O cenário de reoneração aumenta a importância de:

• simulações de custo total de mão de obra

• revisão de estrutura (CLT x terceirização)

• decisões por atividade/anexo (inclusive com segregação quando aplicável)

Resumo da ideia:
Impacto direto no cálculo: quase sempre nenhum (a fórmula é a mesma).
Impacto indireto: alto, porque decisões de pessoal e de preço mudam folha e receita.

Exemplos práticos (com números): 3 cenários que você vai reconhecer

Abaixo, exemplos didáticos para entender o “jogo” do Fator R.

Cenário 1: Fator R abaixo de 28% (e o que faria “virar”)

• RBT12: R$ 600.000

• Folha 12m: R$ 120.000

• Fator R: 120.000 / 600.000 = 20%

Aqui, a empresa de serviços elegíveis tende a cair no Anexo V.
O que pode aumentar o Fator R de forma legítima?

• formalizar pró-labore compatível com a realidade

• profissionalizar a equipe (contratações CLT) quando faz sentido operacional

• revisar distorções: gente trabalhando sem remuneração registrada (risco enorme), ou pró-labore zerado sem coerência com a operação

Atenção: “manipular” números sem substância real é risco tributário. A ideia é alinhar remuneração/estrutura com a realidade do negócio.

Cenário 2: empresa na margem (27% a 29%) — precisa de radar mensal

• RBT12: R$ 840.000

• Folha 12m: R$ 235.200

• Fator R: 235.200 / 840.000 = 28%

Essa é a empresa que mais sofre: um aumento de faturamento sem ajuste de equipe ou pró-labore pode derrubar o Fator R para 27,x%.
Solução: monitoramento com faixa de risco.

• Se sua empresa está abaixo de 30%, trate como “zona amarela”.

• Crie alertas mensais e compare tendências (folha cresce? receita dispara?).

Cenário 3: empresa com atividade de Anexo IV (e como isso conversa com reoneração)

Atividades de Anexo IV não “viram” Anexo III/V por Fator R — mas a empresa pode:

• ter atividades segregadas (parte elegível a Fator R e parte não)

• rever a estrutura de contratação por impacto de custo (reoneração e encargos)

• ajustar preço e margem com base no custo total da folha

Aqui, o Fator R pode ser usado como indicador gerencial, mesmo que não altere o anexo daquela atividade específica.

Como monitorar o Fator R: rotina mensal (simples e eficiente)

Se você só “olha o Fator R” na hora de fechar o DAS, você está atrasado. Use esta rotina:

Passo a passo mensal

1. Atualize a receita do mês e recalcule o RBT12 (12 meses rolando)

2. Atualize a folha do mês e recalcule a Folha 12m

3. Calcule Fator R = Folha 12m / RBT12

4. Compare com:

   • 28% (corte)

   • faixa de risco (ex.: alerta se < 30%)

5. Registre histórico e gere alertas internos

Mini-modelo de planilha (campos/colunas)

• Mês

• Receita do mês

• RBT12

• Folha do mês

• Folha 12m

• Fator R

• Anexo aplicável (III/V/IV/Outro)

• Observações (ex.: “zona amarela”, “contratação prevista”, “reajuste contrato”, “retenções relevantes”)

Checklist operacional (para não errar no básico)

• Conferir pró-labore (valores e consistência mensal)

• Conferir folha e encargos (eSocial/DCTFWeb/FGTS, conforme sua rotina)

• Validar se pagamentos foram classificados corretamente (lucro não é folha)

• Conferir o RBT12 com receitas segregadas quando aplicável (sem “inventar exclusões”)

• Revisar contratos e precificação (crescimento de receita pode derrubar o Fator R)

• Conferir fechamento no PGDAS-D e manter documentação organizada

Conclusão + CTA

O Fator R não é só “mais uma regra do Simples”: ele pode ser a diferença entre estar no Anexo III ou no Anexo V — e isso muda o imposto no bolso. Com transição tributária, mudanças de retenções e cenário de folha, a fórmula pode ser a mesma, mas o seu negócio muda, e o Fator R muda junto.

Se você quer pagar o imposto certo, sem sustos, o caminho é simples: monitorar mensalmente, manter dados consistentes (folha e receita) e tomar decisões de contratação e precificação com base em números.

Quer ajuda para avaliar seu Fator R e simular cenários (contratação, pró-labore e crescimento do faturamento) sem correr risco?

➡️ Fale com a Amancios Assessoria e peça um diagnóstico do Simples com foco em Fator R e economia tributária.